Socium Doc — documents & contrats
Gestion documentaire RH : contrats générés depuis des modèles, signature électronique (y compris pour des signataires externes), collecte de pièces, conformité documentaire et distribution des bulletins.
À quoi sert ce produit ?
Socium Doc couvre tout le cycle de vie documentaire RH : rédiger les contrats et avenants à partir de modèles, les faire signer électroniquement (y compris par des personnes extérieures à l'entreprise), collecter les pièces administratives des employés, suivre la complétude des dossiers et distribuer les bulletins de paie de façon sécurisée.
Il remplace un écosystème fragile — documents Word éparpillés, allers-retours d'e-mails, parapheurs papier, dossiers du personnel incomplets — par un espace unique, tracé et opposable.
Qui l'utilise ?
| Rôle | Usage principal |
|---|---|
| RH admin | Crée les modèles, génère les contrats, lance les signatures, pilote la collecte de pièces et la conformité. |
| Employé | Consulte et signe ses contrats et bulletins, dépose ses pièces, accède à ses documents. |
| Signataire externe (invité) | Consulte, remplit et signe via un portail sécurisé, sans compte Socium. |
| Admin groupe / Admin Socium | Configurations par pays, supervision multi-sociétés. |
Fonctionnalités
Les modèles de documents et leurs variables
Tout part du modèle : un document type (contrat, avenant, attestation, courrier) dans lequel des variables seront remplacées automatiquement par les données du dossier salarié au moment de la génération.
Comment ça fonctionne
Le modèle se crée en important un document Word existant ou directement dans l'éditeur intégré. On y insère des variables dynamiques ({{employee_name}}, poste, salaire, date d'embauche…) puisées dans un référentiel, et des sections réutilisables (clauses types partagées entre modèles). Un modèle peut porter ses propres rappels — par exemple « relancer 30 jours avant l'échéance » pour un modèle de CDD. La configuration par pays définit quels documents et documents annexes se génèrent dans chaque pays, avec leurs variables propres.
Ce que ça apporte concrètement
- Gestion RH : le juridique valide un modèle une fois ; ensuite tous les contrats sortent conformes et à jour — plus de « mauvaise version » qui circule.
- Pilotage : l'homogénéité contractuelle est garantie sur toutes les filiales, pays par pays.
- Collaborateur : des documents propres, complets, sans erreur de nom ou de montant.
En lien : Génération de contrats · Rappels · Socium Workspace — les données qui remplissent les variables · Courriers de sanction
La génération et le cycle de vie des contrats
À partir des modèles, Socium Doc produit les contrats — unitairement ou en masse — et les accompagne jusqu'à leur état final : signés et scellés.
Comment ça fonctionne
- Génération : on choisit le modèle et le ou les salariés ; les variables sont remplacées automatiquement. La génération en masse (une campagne de renouvellement, une vague d'embauches) et la conversion PDF s'exécutent en arrière-plan.
- Organisation : les contrats se rangent en dossiers ; une bibliothèque accueille les documents de référence de l'entreprise. Natures et types de contrats (CDI, CDD, stage, avenant…) sont des référentiels paramétrables.
- Circuit : le contrat part en signature — au salarié, au responsable, aux signataires configurés. Il reste modifiable tant qu'il n'est pas engagé.
- Scellement : une fois signé, le contrat est scellé — figé, inaltérable, archivé dans le dossier du salarié.
Ce que ça apporte concrètement
- Gestion RH : produire cinquante contrats saisonniers prend le temps d'en produire un ; chaque document est retrouvable en secondes.
- Pilotage / conformité : le scellement rend les contrats opposables — aucune modification possible après signature.
- Collaborateur : son contrat arrive vite, se signe en ligne, et reste accessible dans son espace pour toujours.
En lien : Signature électronique · Socium Job — contrat du candidat retenu · Documents de fin de contrat · Parcours « De la candidature à la première paie »
La signature électronique et le portail invité
La brique qui supprime le papier : des circuits de signature complets, y compris pour des signataires qui n'ont aucun compte Socium — un candidat pas encore salarié, un prestataire, un garant.
Comment ça fonctionne
Chaque document définit ses signataires (dont un signataire par défaut côté entreprise, typiquement le représentant légal). Les signataires internes signent depuis leur espace. Les invités externes reçoivent un lien vers un portail sécurisé : ils s'authentifient par code à usage unique (e-mail) ou par application TOTP, consultent, remplissent les champs demandés et signent — sans créer de compte. La signature est apposée sur le PDF, puis le document est scellé. Les fournisseurs de signature électronique autorisés se paramètrent pays par pays, pour respecter les cadres juridiques locaux.
Ce que ça apporte concrètement
- Gestion RH : un circuit de signature passe de plusieurs jours (impression, navette, scan) à quelques heures, avec relances automatiques.
- Collaborateur / candidat : signer son contrat depuis son téléphone, avant même son premier jour — un signal fort dès l'embauche.
- Pilotage / conformité : l'authentification MFA des invités et le scellement donnent des signatures traçables et opposables, adaptées à chaque pays.
En lien : Contrats · Signature des bulletins · Socium Workspace — MFA (même exigence de sécurité, appliquée aux externes)
La collecte de pièces : les demandes de documents
Le sens inverse du flux : quand c'est l'employé qui doit fournir — pièce d'identité, diplôme, certificat médical, RIB. Les demandes de documents organisent cette collecte au lieu de la subir.
Comment ça fonctionne
La RH crée une demande (unitaire ou en lot pour toute une population) précisant les pièces attendues. Chaque employé est notifié et téléverse ses documents depuis le web ou l'application mobile. La RH suit les dépôts, relance les retardataires, clôture ou rouvre les demandes. Côté employé, tous ses documents — d'entreprise et administratifs — sont consultables, classés par section. Le stockage est sécurisé avec des liens d'accès temporaires.
Ce que ça apporte concrètement
- Gestion RH : la collecte devient un tableau de suivi (qui a déposé, qui relancer) au lieu d'une boîte mail saturée de pièces jointes.
- Collaborateur : il dépose une photo de sa pièce depuis son téléphone, en deux minutes, et retrouve tout dans son espace.
En lien : Conformité documentaire (la version pilotée par plan) · Socium Workspace — pièces demandées à l'onboarding
La conformité documentaire : des dossiers complets, prouvables
Au-delà de la collecte ponctuelle, la conformité définit ce que chaque dossier salarié doit contenir, et mesure en permanence l'écart entre l'attendu et le réel.
Comment ça fonctionne
La RH construit un plan de conformité : la liste des documents obligatoires (pièce d'identité, diplômes, certificats, autorisations…). Le plan est diffusé (« broadcast ») à une population — société, département, sélection — et chaque employé concerné se voit demander les pièces manquantes. Un tableau de bord montre le statut de dépôt par employé, avec relances individuelles. Le taux de complétude documentaire remonte dans les KPI RH du groupe.
Ce que ça apporte concrètement
- Pilotage / conformité : à la question d'un auditeur ou d'un inspecteur — « vos dossiers du personnel sont-ils complets ? » — l'entreprise répond avec un pourcentage et une liste, pas avec une armoire à vérifier.
- Gestion RH : la complétude s'entretient en continu (relances ciblées) au lieu de se rattraper en urgence avant un contrôle.
En lien : Demandes de documents · KPI — complétude documentaire et documents expirants · Onboarding
La distribution et la signature des bulletins de paie
Le bulletin est le document RH le plus attendu du mois. Socium Doc le met à disposition de façon sécurisée et gère, quand l'entreprise le souhaite, sa signature par le salarié.
Comment ça fonctionne
Les bulletins générés par Socium Payroll sont distribués dans l'espace documentaire de chaque salarié, qui les consulte et les télécharge à volonté. Quand la signature du bulletin est requise (pratique courante dans plusieurs pays de la zone), le circuit gère la demande de signature, les relances et même le changement de signataire si nécessaire ; le statut (signé / en attente) est suivi côté paie.
Ce que ça apporte concrètement
- Collaborateur : tous ses bulletins, depuis son embauche, accessibles à tout moment — fini les demandes de duplicata.
- Gestion RH : plus d'impression ni de distribution physique ; la preuve de remise (et de signature) est automatique.
- Conformité : l'obligation de remise du bulletin est remplie et démontrable.
En lien : Socium Payroll — génération et notification des bulletins · Signature électronique
Les rappels et échéances documentaires
Les documents RH ont des dates qui coûtent cher quand on les rate : fin de période d'essai, échéance de CDD, expiration d'un titre ou d'une autorisation. Socium Doc les surveille.
Comment ça fonctionne
Des rappels programmables s'attachent aux contrats et aux modèles : date cible, délai d'anticipation, destinataires. À l'échéance, les notifications partent par e-mail ou SMS. Posé sur un modèle, le rappel s'applique à tous les documents qui en sont issus — paramétrer une fois le modèle CDD suffit pour ne plus jamais rater un renouvellement.
Ce que ça apporte concrètement
- Gestion RH : plus de CDD requalifié faute d'avoir été renouvelé à temps, plus de période d'essai dépassée par oubli — des risques juridiques réels, éliminés par l'outil.
- Pilotage : les documents expirants apparaissent aussi dans les KPI du groupe.
En lien : Modèles · Contrats · Moteur de notifications
Concepts clés
Socium Doc dans la suite
Socium Doc lit l'annuaire et les données de Socium Workspace pour remplir ses variables, reçoit les bulletins de Socium Payroll pour les distribuer, génère le contrat du candidat embauché via Socium Job, collecte les pièces demandées par l'onboarding et distribue les BSI. Voir le parcours « De la candidature à la première paie ».