Socium Workflow — demandes & approbations

Les congés et absences

Le cas d'usage numéro un de tout SIRH : demander un congé, le faire valider, et que tout le reste — solde, planning, paie — suive automatiquement.

Comment ça fonctionne

1. Le salarié soumet sa demande : congé payé, non payé ou autre type paramétré par l'entreprise, avec gestion des demi-journées. Il voit son solde (acquis, restant, historique mensuel) avant de demander.
2. La demande parcourt son circuit d'approbation (manager N, N+1, RH… selon la configuration) ; chaque approbateur est notifié à son tour.
3. À la validation finale, la mécanique inter-produits se déclenche : une absence est créée dans Socium Workspace, le compte de congés est débité — avec un découpage par mois pour que la paie impute chaque portion sur la bonne période — et l'absence devient visible dans le calendrier d'équipe et les plannings.

Le décompte respecte le calendrier de l'entreprise : jours fériés, inclusion ou non des samedis et dimanches, selon les paramètres de la société.

Ce que ça apporte concrètement

• Collaborateur : il connaît son solde en temps réel, demande en deux minutes, et suit où en est sa demande — fini le « tu as vu mon mail ? ».
• Gestion RH : plus aucune tenue manuelle de compteurs ni de report vers la paie ; le décompte est juste par construction, y compris à cheval sur deux mois.
• Managers : le calendrier des absences de l'équipe permet d'arbitrer les demandes en connaissance de cause.
• Pilotage : taux d'absence et intensité des demandes se mesurent par période et par département.

En lien : Socium Workspace — comptes de congés · Registre des absences · Socium Payroll — impact bulletin et compteurs · Socium Time — plannings · Parcours « Un congé, de la demande au bulletin »

Les notes de frais

Déclarer une dépense professionnelle, la justifier, la faire valider et se faire rembourser — sur le bulletin, sans circuit parallèle.

Comment ça fonctionne

Le salarié saisit sa note avec téléversement des justificatifs (gérés et conservés avec la demande). La note parcourt son circuit de validation, puis le remboursement suit son cours et apparaît côté paie comme élément de rémunération ; le salarié suit l'état de son remboursement dans son espace. Les montants validés se retrouvent dans les tableaux de bord (total et montant des frais validés, par période et par département).

Ce que ça apporte concrètement

• Collaborateur : il sait quand il sera remboursé, et le remboursement arrive avec la paie.
• Gestion RH / finance : des justificatifs archivés avec la demande — contrôle et audit simplifiés, plus d'enveloppes de tickets.
• Pilotage : les frais se pilotent par département et par période, au lieu d'être découverts en comptabilité.

En lien : Socium Payroll — éléments variables · Circuits d'approbation · Tableaux de bord

Les avances sur salaire

Très répandue sur les marchés de Socium, l'avance sur salaire est une demande sensible : elle engage de l'argent et doit être retenue correctement sur la paie. Le produit lui consacre un formulaire et un circuit dédiés.

Comment ça fonctionne

Le salarié formule sa demande (montant, motif) dans un formulaire dédié ; elle parcourt le circuit d'approbation configuré — typiquement manager puis RH/finance. Une fois validée, l'avance est transmise à Socium Payroll, qui la verse puis la retient sur le bulletin conformément aux règles de l'entreprise. Tout l'historique (demandes, décisions, montants) reste consultable.

Ce que ça apporte concrètement

• Collaborateur : un canal digne et discret pour un besoin souvent urgent, avec une réponse rapide et tracée.
• Gestion RH / paie : plus de rapprochement manuel entre les avances accordées et les retenues en paie — le lien est automatique.
• Pilotage : le volume et le montant des avances se suivent — un indicateur social utile en soi.

En lien : Socium Payroll — retenue sur bulletin · Circuits d'approbation

Les demandes de moyens

Matériel, transport, renfort humain : les besoins opérationnels passent aussi par un circuit formalisé plutôt que par des e-mails dispersés.

Comment ça fonctionne

Quatre familles sont couvertes : matériel, transport, ressource humaine / profil et autres. La demande décrit le besoin, parcourt son circuit, et laisse une trace exploitable. Une demande de ressource humaine validée peut déboucher sur un intérim (remplacement temporaire enregistré dans Socium Workspace) ou nourrir une ouverture de poste côté recrutement.

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion / opérations : les engagements de dépense et les renforts sont validés par les bonnes personnes avant d'être engagés.
• Collaborateur / managers : un canal unique pour tous les besoins, avec suivi de traitement.

En lien : Socium Workspace — intérim · Socium Job — ouverture de poste

Les demandes sur mesure, sans développement

Chaque entreprise a ses processus propres : attestation de travail, demande de mission, autorisation de sortie… Socium Workflow permet à la RH de créer n'importe quel type de demande, formulaire compris, sans écrire une ligne de code.

Comment ça fonctionne

Dans le concepteur de formulaires (forms layout), la RH définit le schéma du formulaire : champs texte, listes déroulantes, dates, montants… L'application génère automatiquement les écrans de saisie pour ce nouveau type de demande, qui se voit ensuite associer son propre circuit d'approbation, ses sous-types et sa place dans le portail. Pour le salarié, une demande custom se vit exactement comme un congé : formulaire, circuit, suivi, historique.

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion RH : digitaliser un processus interne prend une heure de paramétrage, pas un projet informatique — le SIRH épouse l'entreprise et non l'inverse.
• Collaborateur : tous ses processus administratifs au même endroit, avec la même expérience.
• Pilotage : même les processus « maison » deviennent mesurables (volumes, délais de traitement).

En lien : Circuits d'approbation · Historique et analytics

La configuration des circuits d'approbation

Le moteur du produit : qui doit approuver quoi, dans quel ordre, sous quelles conditions. Tout se configure visuellement, par type de demande et par société.

Comment ça fonctionne

Un éditeur visuel de diagrammes permet de dessiner chaque chaîne d'approbation : les étapes, les approbateurs de chaque étape (manager N, N+1, rôle RH, personne nommée…) et les conditions de passage. Les paramètres de congés complètent le dispositif : politiques par société, types et sous-types de demandes, jours fériés et règles de décompte (samedi, dimanche, fériés inclus ou non). La hiérarchie utilisée par les circuits vient des structures et responsables définis dans Socium Workspace.

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion RH : les règles de délégation réelles de l'entreprise sont reproduites fidèlement, et modifiables en autonomie quand l'organisation change.
• Pilotage / conformité : les décisions sont prises par les bonnes personnes, dans l'ordre prévu, avec preuve — le circuit est la politique interne.
• Collaborateur : il voit à quelle étape est sa demande et qui doit agir — la transparence désamorce les frustrations.

En lien : Socium Workspace — structures et responsables · toutes les demandes de ce produit · Socium Payroll — circuit de validation de la clôture de paie (même logique appliquée à la paie)

Tableaux de bord et historique

Deux lectures : l'employé suit ses demandes et ses soldes ; la RH mesure les flux et les comportements d'absence de l'entreprise.

Comment ça fonctionne

Le tableau de bord employé montre ses demandes en cours, les approbations qui l'attendent (s'il est approbateur) et ses soldes. Le tableau de bord RH/admin agrège : taux d'absence, intensité des demandes de congés, volumes par type, total et montant des frais validés, avec filtres par année et par département. L'historique jour le rôle de journal : toutes les demandes traitées, consultables a posteriori. Ces indicateurs alimentent les KPI RH consolidés du groupe.

Ce que ça apporte concrètement

• Pilotage : l'absentéisme et les flux de demandes deviennent des données de gestion, comparables entre départements et entre années.
• Gestion RH : les goulots d'étranglement (approbateurs lents, pics saisonniers) se voient et se corrigent.

En lien : Socium Workspace — KPI RH consolidés · Socium Time — absentéisme constaté