Socium Time — temps & activités

Le pointage : kiosque QR code et mobile GPS

Deux modes de pointage couvrent les deux réalités du terrain : les sites fixes (usine, agence, bureau) équipés d'une borne, et les équipes mobiles (chantiers, tournées, interventions) qui pointent depuis leur téléphone.

Comment ça fonctionne

• Kiosque QR code : une tablette installée sur site affiche un QR code que le salarié scanne avec l'application mobile. La sécurité est intégrée au protocole : clés de chiffrement tournantes, nonce anti-rejeu (impossible de réutiliser un scan), contrôle de l'horloge de la borne. Les kiosques se créent, se synchronisent et se restaurent depuis l'administration ; chaque site porte son fuseau horaire.
• Pointage GPS mobile : pour le terrain, le salarié pointe depuis l'application avec sa position. Les autorisations GPS sont accordées nominativement par la RH (gérées dans Socium Workspace), et le système détecte les positions falsifiées (mock GPS).
• Fidèle à la philosophie du produit, un pointage douteux (clé expirée, horloge décalée, position simulée) est accepté puis flagué — il apparaîtra comme anomalie de sécurité. La RH peut aussi rectifier un pointage et consulter l'historique par kiosque, par entreprise ou en vue calendrier.

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion RH : fin des feuilles d'émargement papier et du pointage « pour un collègue » — le protocole anti-fraude rend la triche détectable sans bloquer personne.
• Collaborateur : pointer prend deux secondes, y compris sur un chantier sans infrastructure ; ses heures sont enregistrées de façon incontestable.
• Pilotage : une donnée de présence fiable à la source, condition de tout ce qui suit (paie, indicateurs).

En lien : Socium Workspace — sites et fuseaux horaires · Autorisations GPS du dossier · Journées & anomalies

Journées de présence et détection d'anomalies

Des pointages bruts ne font pas une paie. Socium Time les consolide automatiquement en journées de présence — heures travaillées, pauses — et détecte tout ce qui cloche, en le qualifiant précisément.

Comment ça fonctionne

Une clôture quotidienne automatique transforme les pointages de la veille en journées, en gérant les cas difficiles : travail à cheval sur minuit, fuseaux horaires multiples. Chaque journée passe au crible de 14 types d'anomalies classés en trois familles :

• Métier : entrée ou sortie manquante, doublons, durée excessive ;
• Sécurité : clé expirée, rejeu, horloge décalée, GPS simulé, position absente ;
• Planifié / réalisé : absence au quart prévu (no-show), retard, départ anticipé, travail non planifié.

Chaque anomalie porte une sévérité, et certaines sont bloquantes pour la paie : tant qu'elles ne sont pas résolues, le mois ne peut pas être exporté. Le salarié voit « mes anomalies » dans son espace ; la RH dispose d'une liste filtrable et d'un rapport de sécurité dédié.

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion RH : les problèmes sont qualifiés automatiquement — plus besoin d'éplucher des listings pour trouver la sortie manquante ; on traite des exceptions, pas des données brutes.
• Collaborateur : il voit lui-même ses anomalies et peut les faire corriger avant que sa paie n'en souffre.
• Pilotage : le mécanisme « anomalie bloquante » garantit structurellement qu'aucune heure douteuse n'entre en paie.

En lien : Régularisations (le circuit de correction) · Plannings (source des anomalies planifié/réalisé) · Clôture & export paie

Les régularisations : corriger proprement, jamais en douce

Un oubli de pointage arrive à tout le monde. La régularisation est le circuit officiel de correction : demandée par le salarié, décidée par le manager, tracée de bout en bout.

Comment ça fonctionne

1. Le salarié constate l'erreur (souvent via « mes anomalies ») et soumet une demande de régularisation ; il peut l'annuler tant qu'elle n'est pas traitée.
2. Le valideur — déterminé par le périmètre hiérarchique — voit les demandes en attente de son équipe, avec un aperçu de l'impact avant décision : ce que la correction change concrètement sur la journée (heures, anomalies résolues).
3. Il approuve ou rejette ; chaque étape déclenche une notification e-mail, et la journée corrigée garde la trace de la régularisation.

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion RH : les corrections ne passent plus par des demandes orales ou des modifications silencieuses — tout est motivé, validé, journalisé.
• Collaborateur : un canal simple et rapide pour faire valoir ses heures réelles.
• Managers : ils décident en connaissance de cause grâce à l'aperçu d'impact, sans aller fouiller les pointages.

En lien : Anomalies · Supervision RH (la RH peut aussi corriger directement) · Une journée verrouillée n'est plus régularisable

La supervision RH : valider, verrouiller, auditer

Entre les pointages du terrain et l'export paie, la RH dispose d'un poste de contrôle complet, organisé autour d'un cycle de vie strict des journées.

Comment ça fonctionne

Chaque journée suit une machine à états : brouillon → validée → verrouillée. La validation se fait à la journée ou en masse ; le verrouillage mensuel en masse (suivi comme un traitement de fond) fige le mois, avec déverrouillage possible si nécessaire. Les vues de supervision comprennent le calendrier d'équipe exportable, le détail par jour et par salarié, et l'édition directe des pointages par la RH (ajout, modification, suppression d'événements) pour les cas que la régularisation ne couvre pas. Chaque journée porte un journal d'audit complet (timeline de toutes les actions), et une fiche employé RH regroupe profil et journal d'actions.

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion RH : le travail de fin de mois est cadencé — valider, traiter les anomalies restantes, verrouiller — au lieu d'un rush désorganisé.
• Pilotage / conformité : l'audit trail par journée répond à toute contestation d'heures, y compris devant l'inspection du travail : qui a modifié quoi, quand, et pourquoi.
• Collaborateur : ses heures validées ne bougent plus — le verrouillage protège aussi le salarié.

En lien : Régularisations · Clôture & export paie · Rapports

La clôture mensuelle et l'export vers la paie

C'est le point de rencontre entre le temps et l'argent : une fois le mois figé, Socium Time produit l'export des heures qui alimente Socium Payroll.

Comment ça fonctionne

L'écran « Clôture & paie » orchestre la fin de mois : le mois est figé, puis l'export paie (CSV/XLSX — matricule, nom, jours travaillés, heures, pauses) est généré. Deux garde-fous structurels : l'export ne porte que sur les journées verrouillées, et il est refusé tant qu'une anomalie bloquante subsiste. Chaque export est journalisé (traçabilité des données nominatives sorties du système).

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion RH / paie : les heures qui entrent en paie sont par construction complètes, validées et définitives — le litige « heures payées ≠ heures faites » disparaît à la source.
• Collaborateur : ses heures supplémentaires et sa présence réelle se retrouvent sur le bulletin, sans ressaisie intermédiaire.
• Pilotage : un calendrier de paie tenu, car la préparation des temps est outillée et mesurable.

En lien : Socium Payroll — éléments variables · Cycle des bulletins · Parcours « Un mois de paie »

Les plannings : quarts de travail et remplissage automatique

Pour les organisations en équipes (commerce, industrie, sécurité, santé…), Socium Time gère la planification : définir les besoins, construire la grille, publier, puis comparer le prévu au réalisé.

Comment ça fonctionne

1. Les référentiels se posent une fois : types de quarts (matin, nuit, 3×8…), besoins de couverture (effectif requis par site, quart et jour), motifs de rotation (patterns récurrents) et profils de travail contractuels des salariés.
2. La grille de planning se construit à la main (création et modification de quarts, unitaire ou en masse) ou via le remplissage automatique : un moteur d'optimisation propose un planning qui respecte une douzaine de contraintes — dont les règles légales de temps de travail paramétrées par pays — avec des pénalités explicables quand une contrainte doit être relâchée.
3. Le planning est publié aux équipes ; ensuite, le rapprochement automatique planifié vs réalisé (l'adhérence) compare les pointages aux quarts publiés et génère les anomalies de présence : retard, départ anticipé, no-show, travail non planifié.

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion RH / managers : des heures de construction de planning ramenées à quelques minutes, avec la conformité légale intégrée au lieu d'être vérifiée après coup.
• Collaborateur : un planning publié à l'avance, stable et consultable ; ses heures prévues et réelles sont comparées objectivement.
• Pilotage : l'adhérence mesure la fiabilité opérationnelle site par site — l'indicateur clé des activités postées.

En lien : Anomalies planifié/réalisé · Sites et effectifs · Congés validés visibles dans le planning

Tableaux de bord et rapports

Chaque audience a sa lecture des temps : le salarié ses journées, le manager son équipe, la RH l'entreprise, la direction les tendances. Socium Time sert les quatre, plus un catalogue de rapports exportables.

Comment ça fonctionne

La page d'accueil s'adapte au rôle : synthèse RH et analytics, synthèse d'équipe pour le manager, vue exécutive pour la direction. Le module Rapports propose 7 rapports descriptifs — synthèse des temps, détail des temps, journal des pointages, anomalies, registre de présence, régularisations, activité RH — exportables en CSV, XLSX et PDF, avec un journal des exports (qui a extrait quoi, quand).

Ce que ça apporte concrètement

• Pilotage : absentéisme, retards et volumes d'heures se suivent en continu, par site et par équipe.
• Gestion RH / conformité : le registre de présence exportable répond aux obligations légales et aux contrôles.

En lien : Socium Workspace — KPI RH consolidés · Supervision