Socium Workspace — le cœur RH de la suite

Le dossier salarié unique

Chaque collaborateur a une fiche complète qui sert de source de vérité à toute la suite : état civil et identification, contrat et ancienneté, poste(s) et rattachements, matricule, informations bancaires, parcours académique, ayants droit, matériel attribué, champs personnalisés propres à la société, et données sensibles à visibilité contrôlée.

Comment ça fonctionne

La fiche se crée à la main, par import Excel en masse, ou automatiquement à l'embauche d'un candidat depuis Socium Job. Le matricule est généré selon des règles de numérotation paramétrables par société (avec historique). Certaines données déclenchent des mécanismes propres :

• Les informations bancaires ou financières modifiées par le salarié lui-même ne s'appliquent pas directement : elles créent une demande en attente validée par la RH — protection directe contre les erreurs et les fraudes au moment des virements de salaires.
• Les ayants droit (conjoint, enfants) alimentent le calcul des parts fiscales, utilisées par la paie pour l'impôt sur le revenu (TRIMF/IR) : déclarer une naissance dans Workspace change mécaniquement le net du bulletin suivant.
• Les soldes de congés sont tenus par salarié avec incréments mensuels automatiques, prise en compte de l'ancienneté, régularisations tracées — c'est ce compte que Socium Workflow débite à chaque congé validé et que la paie affiche sur le bulletin.

Les exports personnalisés (choix des colonnes, CSV/Excel, modèles réutilisables) permettent de sortir n'importe quelle vue du personnel en quelques clics.

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion RH : un seul dossier à maintenir pour toute la suite — plus de fichier du personnel parallèle à réconcilier avec la paie.
• Pilotage : des données propres à la source, donc des indicateurs fiables en aval (effectifs, masse salariale, ancienneté).
• Collaborateur : il voit et met à jour ses propres informations, avec un circuit sécurisé pour les données sensibles.

En lien : Socium Payroll — contrôles pré-paie (un dossier incomplet bloque la paie) · Virements (coordonnées bancaires validées) · Socium Workflow — soldes de congés · Socium Job — embauche

L'organisation : sociétés, structures, sites, postes, organigramme

Workspace modélise l'entreprise telle qu'elle est : des sociétés (éventuellement regroupées en holding), une arborescence libre de structures/départements avec types paramétrables et responsable par structure, des sites physiques, un référentiel de postes, et un organigramme graphique généré à partir de tout cela.

Comment ça fonctionne

Chaque salarié est rattaché à une société, un département, un poste et un site — et ces rattachements sont réutilisés partout : la paie ventile par centre analytique, Socium Time rattache les pointages au site (avec son fuseau horaire), les circuits d'approbation suivent la hiérarchie des structures. Le poste est plus qu'un intitulé : il porte les compétences requises, les qualifications, les formations exigées et un plan de succession (successeurs potentiels) — données exploitées par Socium Perf.

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion RH : une réorganisation (nouveau département, poste re-rattaché) se fait une fois et se propage partout.
• Pilotage : l'organigramme et les effectifs par structure sont toujours à jour ; les postes clés ont des successeurs identifiés.
• Collaborateur : il sait qui est qui — l'organigramme et l'annuaire reflètent la réalité.

En lien : Socium Perf — compétences · Plans de succession · Socium Time — sites et fuseaux · Socium Workflow — hiérarchie d'approbation

L'onboarding : des parcours d'intégration outillés

L'arrivée d'un collaborateur est un processus multi-acteurs : tâches administratives, matériel à remettre, documents à collecter, premières évaluations. Workspace le structure en parcours d'intégration créés à partir de modèles.

Comment ça fonctionne

1. La RH définit des modèles de parcours : liste de tâches avec responsables et échéances, matériel à remettre (puisé dans le référentiel de la société), sections documentaires (les pièces à collecter, via Socium Doc) et formulaires d'évaluation d'intégration (via Socium Perf).
2. À chaque arrivée — individuelle ou en masse — un parcours est instancié pour le ou les salariés ; des rappels planifiés relancent les responsables et le nouvel arrivant.
3. Le collaborateur suit ses tâches dans une vue kanban « Mes tâches » (à faire / en retard / fait) ; la RH suit l'avancement global de tous les parcours dans une vue de tracking.

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion RH : aucune étape oubliée (badge, contrat signé, pièces du dossier), même en recrutant dix personnes le même jour.
• Collaborateur : une arrivée cadrée — il sait quoi faire, quoi fournir, et son matériel l'attend.
• Pilotage : le taux de complétude des intégrations se mesure ; l'expérience d'arrivée devient homogène entre filiales.

En lien : Socium Job — le candidat devient salarié · Socium Doc — collecte des pièces · Conformité documentaire · Socium Perf — évaluations d'intégration · Parcours « De la candidature à la première paie »

L'offboarding : organiser les départs jusqu'au solde de tout compte

Le départ d'un salarié déclenche une chaîne d'obligations : restitution du matériel, documents de fin de contrat, absence de sortie, solde de tout compte. Workspace en fait un parcours structuré, symétrique de l'onboarding.

Comment ça fonctionne

Un parcours d'offboarding se crée (individuellement ou en masse) avec un motif de départ et un modèle de tâches ; des rappels suivent les échéances et le salarié dispose d'un espace self-service pour sa part. Les types d'absence de sortie sont gérés, et surtout la fin du parcours déclenche la génération des soldes de tout compte — bulletins de départ calculés par Socium Payroll — et l'envoi du reçu pour solde au salarié. Le motif de départ nourrit les statistiques de turnover.

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion RH : des départs propres et documentés, sans oubli de restitution ni de document légal — y compris lors d'une fin de chantier avec des dizaines de sorties simultanées (génération en masse).
• Pilotage : les motifs de départ alimentent l'analyse du turnover ; le coût des départs est maîtrisé (STC juste, calculé par le moteur de paie).
• Collaborateur : un départ dans les règles, avec ses documents et son solde à date.

En lien : Socium Payroll — solde de tout compte · Socium Doc — documents de fin de contrat · Turnover dans les tableaux de bord · Parcours « Le départ d'un collaborateur »

La vie du dossier : sanctions, intérim, absences

Entre l'arrivée et le départ, le dossier vit : incidents disciplinaires, remplacements temporaires, absences de toute nature. Workspace tient le registre officiel de ces événements.

Comment ça fonctionne

• Sanctions disciplinaires : types paramétrables par société (avertissement, blâme, mise à pied…), attribution à un salarié avec suivi, et courriers générés à partir de modèles Socium Doc. Les sanctions peuvent peser comme malus dans les notes d'évaluation de Socium Perf.
• Intérim / remplacements : un remplacement temporaire relie le remplacé, le remplaçant et la période, souvent déclenché par une demande validée dans Socium Workflow (par exemple pendant un long congé).
• Absences : le registre central des absences, alimenté automatiquement par les congés validés dans Socium Workflow, avec contrôle des chevauchements, import en masse et calcul du taux d'absence. C'est cette donnée que lisent la paie et les tableaux de bord.

Ce que ça apporte concrètement

• Gestion RH : un dossier disciplinaire carré (procédure et courriers tracés) et une continuité de service organisée pendant les absences.
• Pilotage : absentéisme mesuré en continu, par structure et par période.
• Collaborateur : ses absences et leur impact sur ses soldes sont visibles dans son espace.

En lien : Socium Workflow — congés validés → absences · Socium Doc — modèles de courriers · Socium Perf — malus disciplinaires · Impact paie des absences

Le pilotage RH : tableaux de bord, KPI consolidés, rapports planifiés

Workspace est le poste de pilotage RH du groupe : il agrège les données de toute la suite en indicateurs et en rapports distribuables.

Comment ça fonctionne

Les tableaux de bord RH couvrent les fondamentaux : turnover, répartition des effectifs, absentéisme, entrées/sorties, durée moyenne d'occupation des postes. Au-dessus, une soixantaine de KPI consolidés remontent de toutes les applications : recrutement (délais, coûts, entonnoir de conversion), paie (masse salariale, primes, coût employeur), formation (heures, budget, participation), performance (atteinte d'objectifs, nine-box, attrition des hauts potentiels), demandes (volumes, décisions, montants), parité H/F, conformité documentaire… Les rapports RH planifiés transforment ces données en documents : modèles de rapport, génération à la demande ou programmée, envoi automatique par e-mail aux destinataires.

Ce que ça apporte concrètement

• Pilotage : le comité de direction reçoit chaque mois un rapport RH consolidé multi-filiales sans qu'un analyste passe des jours à compiler des extractions.
• Gestion RH : la fonction RH objective sa contribution — chaque produit de la suite alimente automatiquement ses indicateurs.

En lien : chaque produit expose ses KPI : Payroll · Job · Perf · Workflow · Time

Le Bilan Social Individuel (BSI)

Le BSI est le document annuel qui montre à chaque salarié la totalité de ce que l'entreprise lui apporte : rémunération, avantages, formation. Workspace le produit en campagne, aux couleurs de l'entreprise.

Comment ça fonctionne

La RH construit un modèle de BSI personnalisable — sections, variables, branding de la société — alimenté par les données de paie et de performance. Elle lance ensuite une campagne de génération sur une population (société, département ou sélection) ; chaque document est généré individuellement, avec suivi des statuts par salarié, puis distribué via Socium Doc dans l'espace documentaire de chacun.

Ce que ça apporte concrètement

• Collaborateur : une vision complète et personnelle de sa rémunération globale — un levier de fidélisation reconnu.
• Gestion RH : un exercice annuel autrefois artisanal (publipostage) devient une campagne de quelques heures.
• Pilotage : un support concret pour les discussions salariales et la marque employeur.

En lien : Données de paie · Données formation · Distribution via Socium Doc

Intranet et notifications multicanal

Workspace porte aussi la communication interne : une page d'accueil d'entreprise vivante et un moteur de notifications qui touche les collaborateurs là où ils sont.

Comment ça fonctionne

L'intranet affiche les publications de l'entreprise (annonces, documents joints, avec dépublication et liens sécurisés) et des widgets : annuaire interne, anniversaires du mois, jours fériés, accès rapides paramétrables. Le moteur de notifications est multicanal — e-mail avec modèles personnalisables, SMS / WhatsApp, notifications push mobiles (gestion des appareils) — et son originalité est le réglage par profil : chaque profil de permission définit quelles notifications il reçoit, pour éviter le bruit.

Ce que ça apporte concrètement

• Collaborateur : l'information d'entreprise au même endroit que ses outils RH, et des alertes sur le bon canal — y compris WhatsApp, très utilisé sur les marchés cibles de Socium.
• Gestion RH : un canal officiel de diffusion, tracé, qui remplace les chaînes d'e-mails.

En lien : toutes les fonctionnalités de la suite notifient via ce moteur (bulletins disponibles, demandes à approuver, rappels d'échéance…) · Profils de permissions

Sécurité et accès : SSO, MFA, permissions fines

Un SIRH contient les données les plus sensibles de l'entreprise. Workspace centralise l'authentification et un modèle d'autorisation fin, valables pour toute la suite.

Comment ça fonctionne

• Authentification : connexion classique, SSO d'entreprise (SAML 2.0, OpenID Connect), LDAP — le salarié utilise ses identifiants d'entreprise. MFA complet : application TOTP, code e-mail ou SMS, codes de secours, méthode préférée par utilisateur ; vérification du téléphone par OTP (SMS/WhatsApp).
• Permissions : des profils par société combinant actions × périmètres, affectés individuellement ou en masse, avec des modèles de profils réutilisables entre sociétés et des profils admin par défaut par application. Les champs sensibles (salaire, données personnelles) se masquent par profil.
• Accès inter-sociétés : dans un groupe, un utilisateur demande l'accès à une autre société ; la demande est validée ou rejetée, peut être révoquée, et expire automatiquement.

Ce que ça apporte concrètement

• Pilotage / conformité : qui voit quoi est défini précisément et auditable ; les accès temporaires ne restent pas ouverts par oubli.
• Gestion RH : déléguer sans sur-exposer — un gestionnaire paie ne voit que la paie, un manager que son équipe.
• Collaborateur : ses données personnelles ne sont visibles que des personnes habilitées.

En lien : tous les produits s'appuient sur ces profils (permissions PAYROLL_*, TIME_*, WORKSPACE_*…) · Socium Doc — MFA des signataires invités

Intégrations et échanges de données

Un SIRH ne vit jamais seul : il doit dialoguer avec la comptabilité, les banques, les annuaires, les outils historiques. Workspace fournit la boîte à outils d'intégration de toute la suite.

Comment ça fonctionne

• Moteur d'import / export : configurable par module et par société — mapping des champs, analyse préalable du fichier, exécution en tâche de fond, fichier d'erreurs téléchargeable. C'est l'outil des reprises de données et des mises à jour massives.
• Connecteurs paramétrables par société : SAML2, OIDC, SFTP, S3, GCS, API REST, SMTP, LDAP, Webhook.
• DaaSBridge : des pipelines de données entrants et sortants — source, filtres, mapping de champs, format de sortie, livraison SFTP ou API, chiffrement PGP, historique d'exécutions. C'est l'interfaçage industriel avec les systèmes tiers (paie externe, comptabilité, data warehouse).
• Synchronisation Operis : export du personnel vers l'outil de paie Operis et import du retour, pour les clients en transition.
• Magic Onboarding : l'embarquement self-service d'un nouveau client Socium — le prospect renseigne lui-même sa société, ses collaborateurs, ses structures et ses documents via un lien sécurisé à jeton, puis l'équipe Socium finalise la création du compte. Le déploiement démarre sans atelier de saisie.

Ce que ça apporte concrètement

• Pilotage / DSI : Socium s'insère dans le système d'information existant au lieu de créer un îlot ; les échanges sont automatisés, chiffrés et journalisés.
• Gestion RH : les reprises de données et synchronisations ne dépendent pas d'un développement sur mesure.
• Déploiement : Magic Onboarding raccourcit drastiquement le délai entre signature et démarrage.

En lien : Socium Payroll — exports Sage/Operis · Connecteur bancaire · SSO